En el año 2004 Jeff Bezos envía un correo anunciando que a partir de ese momento se prohiben las presentaciones en PPT, y que se reemplazan por un documento escrito de 6 páginas que servirá de base para las discusiones del Senior Leadership Team. Working Backwards1, un libro escrito por dos ejecutivos que trabajaron en la empresa en puestos de responsabilidad durante más de 27 años en conjunto, explica el porqué y los beneficios que generó el cambio.
Los problemas del PowerPoint
¿Qué les llevó a tomar una decisión tan drástica? Se dieron cuenta que, conforme la empresa crecía, se hacía cada vez más difícil analizar un problema complejo y tomar una buena decisión a partir de una presentación en PPT. No importa lo compleja o sutil que sea la información, PowerPoint fuerza siempre una misma estructura:
- Viñetas.
- Pequeños bloques de texto.
- Gráficos.
Como consecuencia de ello, la densidad de información que hay en cada diapositiva se ve afectada, necesariamente se tienen que omitir hechos y datos relevantes, los cuales serán añadidos verbalmente más tarde por el presentador.
La presentación en PPT hace que las habilidades oratorias y la calidad del diseño gráfico se vuelvan más importantes. El medio en el que se transmite la información oscurece el fondo del mensaje.
Por otro lado, el flujo de la presentación se ve interrumpido frecuentemente por las preguntas de los asistentes. Algunas personas se vuelven impacientes y anticipan contenido que está por venir, otras muestran brechas de comprensión al presentárseles la información de manera fragmentada.
Edward Tufte
La inspiración para abandonar el PowerPoint proviene de The Cognitive Style of PowerPoint: Pitching Out Corrupts Within2, un ensayo de Edward Tufte, profesor de Yale y especialista en la visualización de información. En resumen: cuanto más complejo es el análisis y más difícil la toma de decisión, más dañino es el PPT.
La propuesta
Se erradica el PowerPoint y se sustituye por un único documento de texto de 6 páginas. El objetivo es crear una presentación completa y auto-suficiente. Así, sin más.
Las ideas son lo más importante
Al abandonar el PowerPoint, el esfuerzo se dirige a las ideas y a cómo se fundamentan. El éxito ya no depende de las habilidades oratorias del presentador o de un diseño gráfico atractivo, sino de la estructura interna del mensaje.
El tiempo se administra entonces de otra manera, ya no se consume en la elaboración de las diapositivas, se transfiere a la consistencia de las ideas. Además, todo un equipo puede participar en la redacción de un documento compartido.
A diferencia de un PPT, un documento escrito está completo, cualquiera lo puede leer e interpretar, incluye toda la información necesaria, nada está ausente.
Mayor densidad de información
Un documento escrito de 6 páginas contiene entre 6 y 7 veces más información que una presentación promedio en PPT. Además, según Tufte, las personas leemos 3 veces más rápido de lo que habla un orador.
Por otro lado, la presentación PPT presenta información de manera lineal que no favorece la interconexión de ideas.
Se persigue tener personas mejor informadas porque así tomarán mejores decisiones y entregarán feedback de mayor calidad.
Claridad en las ideas
Redactar un documento de 6 páginas con Arial 11 fuerza al presentador a trabajar las ideas con más cuidado, sin espacio para adornar el texto. No basta con presentar un tema, este tiene que estar bien fundamentado.
Un buen escrito anticipa críticas y posibles confusiones, y las aborda. La secuencia introducción-desarrollo-conclusión forma la base de un argumento coherente. Persuadir a partir de una narración requiere precisión en las ideas.
Las reuniones se vuelven más efectivas
Las reuniones comienzan con 20 minutos en silencio donde todos los participantes leen el escrito. Esto permite tomar notas y hacer anotaciones en los márgenes del documento. Forma la base para una conversación y discusión informada que tiene lugar a continuación.
Ciencia cognitiva
Uno de los principios clave que entrega la ciencia cognitiva es que las personas tenemos capacidad limitada para procesar información nueva. Si se rebasa ese límite, entonces surgen problemas de comprensión. El 6-pager de Amazon es coherente con algunas de las recomendaciones que entrega la evidencia:
Información transitoria
En una presentación con diapositivas, el oyente tiene que mantener en mente información que ya no tiene a la vista para darle sentido a lo que se le está mostrando. Esto aumenta el esfuerzo mental y daña la comprensión3.
Información redundante
Es frecuente que el presentador lea en voz alta el texto escrito mientras la audiencia lo lee en silencio. La investigación sobre la Teoría Cognitiva del Aprendizaje Multimedia muestra que esa no es una buena decisión. Es muy difícil leer un texto que está siendo narrado al mismo tiempo, aumenta nuestro esfuerzo mental y daña la comprensión4.
Texto mejor que narración para información compleja
La Teoría Cognitiva del Aprendizaje Multimedia también revela que la carga de trabajo puede distribuirse mejor cuando la información que se recibe combina imágenes y narración. Sin embargo, este beneficio desaparece cuando la información es compleja, ahí nuestra memoria necesita ser apoyada, y el documento escrito se muestra superior porque nos permite volver atrás y revisar lo leído5.
Efectividad de la explicación
La evidencia muestra que las personas aprendemos muy poco de las explicaciones recibidas porque estas no se adaptan a nosotros. En una presentación en PowerPoint, la persona que expone controla el flujo de información en vez de nosotros, y eso puede causar brechas de comprensión. Al leer un documento, somos nosotros los que controlamos el ritmo6.
Información incoherente
A menudo las presentaciones en PPT son ricas en recursos gráficos, se usan múltiples imágenes como adorno, iconos, distintos tipos de fuentes, y color en exceso. La mayor parte de las veces es información superflua que no añade nada para mejorar nuestra comprensión, pero que nos vemos obligados a procesar, aumentando el esfuerzo mental4.
Información superflua
La Teoría de la Carga Cognitiva muestra evidencia acerca de que el procesamiento de información superflua daña la comprensión. Al leer un texto escrito, una persona con más conocimiento en la materia puede ojear el documento rápidamente y centrarse en aquello que le es más relevante, en vez de tener que ir al ritmo del presentador3.
En resumen
Amazon ha adoptado varias estrategias innovadoras que le han permitido adquirir una ventaja competitiva sobre sus rivales, entre ellas el 6-pager. Erradicaron el PowerPoint porque necesitaban tomar mejores decisiones y encontraron que una narración de 6 páginas era un mejor medio para ello.
El formato del 6-pager es coherente con algunos de los principios básicos sobre el procesamiento de información descubiertos por la investigación de la ciencia cognitiva.
Referencias
(1) https://www.workingbackwards.com/
(2) https://www.inf.ed.ac.uk/teaching/courses/pi/2016_2017/phil/tufte-powerpoint.pdf
(3) Cognitive Architecture and Instructional Design: 20 Years Later (John Sweller, Jeroen van Merriënboer y Fred Paas – 2019)
(4) How Multimedia Can Improve Learning and Instruction (Richard Mayer – 2019)
(5) The Modality Principle in Multimedia Learning (Renae Low y John Sweller – 2014)
(6) Why Instructional Explanations Often Do Not Work- A Framework for Understanding the Effectiveness of Instructional Explanations (Jörg Wittwer y Alexander Renkl – 2008)
Aprendizaje Efectivo 